Arbeitszeit im Blick
Erfasste Zeiten schaffen eine nachvollziehbare Grundlage für die Vorbereitung Ihrer Rechnung.
Modul Rechnung
Behalten Sie erfasste Arbeitszeiten und Materialien im Blick und bereiten Sie Ihre Abrechnung sorgfältig vor. Erstellen Sie ZUGFeRD-Rechnungen und senden und empfangen Sie Rechnungen direkt auf i-dienst.de — papierlos und an einem Ort.
Erfasste Zeiten schaffen eine nachvollziehbare Grundlage für die Vorbereitung Ihrer Rechnung.
Halten Sie verwendete Materialien fest, damit sie bei der Abrechnung nicht aus dem Blick geraten.
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und direkt auf i-dienst.de papierlos senden und empfangen.
Vom Einsatz zur Rechnung
Im Rechnungsbereich bleiben noch nicht verrechnete Zeit- und Materialangaben nach Projekt, e-Vorgang, Auftrag oder ohne Bezug sichtbar. Dadurch erkennen Sie, in welchem geschäftlichen Zusammenhang die erfassten Aufwände entstanden sind. Das erleichtert die Vorbereitung, ersetzt aber nicht Ihre Kontrolle.
Cockpit, Arbeitszeit und Material
Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Ein berechtigter Mitarbeiter öffnet seine Aufgabe im Cockpit. Dort erfasst er den Arbeitszeitraum manuell und dokumentiert verwendetes Material mit Menge und Einheit. Die Angaben bleiben mit der Aufgabe und ihrem vorhandenen Projekt-, e-Vorgang- oder Auftragsbezug verbunden.
Im Rechnungsbereich lassen sich noch nicht verrechnete Erfassungen nach diesen Bezügen sichten. Dabei bleiben Zeit und Material als getrennte Angaben erkennbar. Von dort kann eine neue Rechnung im passenden Kontext gestartet werden. Die eigentlichen Rechnungspositionen werden anschließend manuell geprüft, ergänzt und bearbeitet. So entsteht eine nachvollziehbare Grundlage, ohne eine automatische oder garantiert vollständige Übernahme zu versprechen.
Rechnungsfunktionen
Das Modul begleitet den Rechnungsablauf im Unternehmenskontext. Die fachliche Prüfung und Freigabe bleiben bei Ihnen.
Legen Sie eine Rechnung neu an oder starten Sie sie mit einem vorhandenen Projekt-, e-Vorgang- oder Auftragsbezug. So bleibt der geschäftliche Zusammenhang sichtbar.
Ordnen Sie eine registrierte Empfängerfirma zu und kontrollieren Sie die Rechnungsangaben vor dem Senden. Fehlende Pflichtangaben verhindern den vorgesehenen Versand.
Erfassen und bearbeiten Sie Rechnungspositionen mit Beschreibung, Menge, Einheit, Preis und Umsatzsteuer. Damit werden Leistungen nachvollziehbar aufgebaut und vor dem Abschluss bewusst kontrolliert.
Ausgehende und eingehende Rechnungen erscheinen in eigenen Übersichten. Sender und berechtigter Empfänger arbeiten dadurch mit dem jeweils passenden Stand und den vorgesehenen Aktionen.
E-Rechnung verständlich erklärt
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Im Rechnungsmodul wird dafür aus den geprüften Rechnungs- und Positionsdaten ein gemeinsames PDF-Dokument erzeugt.
Menschen können die Rechnung wie gewohnt lesen. Geeignete Software kann die strukturierten Daten weiterverarbeiten. Ein gewöhnliches PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten bietet diese Verbindung nicht. Ob und wie die Daten eingelesen werden, hängt von der Software des Empfängers ab; eine automatische oder fehlerfreie Verarbeitung wird nicht versprochen. Die ZUGFeRD-Ausgabe ersetzt deshalb weder die fachliche Prüfung Ihrer Angaben noch stellt sie eine rechtliche oder technische Zertifizierung dar.
Papierloser Austausch
Senden: Sie wählen eine auf i-dienst.de registrierte Empfängerfirma, prüfen Rechnung und Positionen und starten die vorhandene Sendeaktion. Vor der Übergabe kontrolliert das Modul, ob die notwendigen Rechnungsdaten für die ZUGFeRD-Erzeugung vorhanden sind.
Empfangen: Die Rechnung erscheint im Rechnungseingang des zugeordneten Unternehmens. Angemeldete, berechtigte Nutzer dieses Firmenkontexts können sie öffnen, die enthaltenen Positionen prüfen und den vorgesehenen Empfängerstatus bearbeiten. Der sichtbare Stand unterstützt die weitere Abstimmung zwischen Absender und Empfänger.
So bleiben Versand und Empfang papierlos an einem gemeinsamen digitalen Ort. Ein externer E-Mail-Versand, eine automatische Buchung oder ein rechtssicheres Langzeitarchiv werden daraus nicht abgeleitet.