Für Hausverwaltungen
Die Heizung fällt aus, das Treppenhaus muss gestrichen werden und für eine Reparatur fehlen noch Angebote. Mit e-Vorgang auf i-dienst.de bündeln Sie Anfragen, Rückfragen und Unterlagen dort, wo sie hingehören: beim jeweiligen Vorgang.
Anfragen, Angebote und Kommunikation an einem Ort – statt verteilt auf einzelne E-Mails.
Der Einstieg führt zunächst zur Anmeldung. Im angemeldeten Bereich steht Ihnen e-Vorgang zur Verfügung.
Im Zusammenhang bleiben
Ein Eigentümer fragt nach, eine Firma benötigt weitere Informationen oder ein Kollege übernimmt die Bearbeitung. Jetzt sollten Sie nicht erst mehrere Postfächer durchsuchen müssen. Halten Sie die relevanten Rückmeldungen, Angebote und Dokumente im e-Vorgang zusammen, damit Sie auf die dort festgehaltenen Informationen zurückgreifen können.
Weniger zusammensuchen. Klarer Auskunft geben. Bearbeitung nachvollziehbar halten.
Klarer Vorgang statt verstreuter Nachrichten
Beschreiben Sie, was erledigt werden soll, und ergänzen Sie relevante Fotos oder Unterlagen. So erhält eine angefragte Firma mehr Zusammenhang als durch eine knappe Nachricht wie „Bitte einmal ansehen“. Ob Türreparatur, Malerarbeiten, Gebäudereinigung oder Pflege der Außenanlagen: Im Mittelpunkt steht eine klar beschriebene Leistung.
Holen Sie Angebote zu Ihrer Anfrage ein und prüfen Sie Leistungsumfang und Kosten. Klären Sie offene Fragen im Zusammenhang mit dem Vorgang. So schaffen Sie eine nachvollziehbare Grundlage für Ihre Auswahl. Der Vergleich kann helfen, Leistungen und Kosten besser abzuwägen – eine bestimmte Ersparnis wird nicht versprochen.
Welche Rückfrage gab es? Welche Unterlage wurde ergänzt? Welche Antwort liegt vor? Halten Sie die im e-Vorgang geführte Kommunikation und die relevanten Anhänge zusammen. So bleibt der Zusammenhang auch bei späteren Rückfragen verständlich.
Illustratives Beispiel
Die Frage lautet nicht mehr nur „Wer hat dazu die E-Mail?“, sondern „Was ist in diesem Vorgang dokumentiert?“
Optionaler Dokumentenspeicher
Abgeschlossene Vorgänge bleiben für spätere Rückfragen relevant – etwa wenn zu einer früheren Reparatur erneut Klärungsbedarf entsteht.
Archivieren Sie Ihren e-Vorgang auf Wunsch bis zu zehn Jahre.
Bei aktiviertem Dokumentenspeicher erhalten Nachrichten und hochgeladene Dokumente im Vorgangsablauf ein Archivierungsdatum. So können Sie diese dokumentierten Informationen später wiederfinden. Die Option gilt nicht automatisch für jedes Unternehmen und ist keine Aussage über gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Revisionssicherheit oder einen unbegrenzten Zugriff.
Kurz beantwortet
Nächster Schritt
Starten Sie mit einer konkreten Reparatur- oder Dienstleistungsanfrage und organisieren Sie die dazugehörigen Informationen im e-Vorgang.