Rückfragen im richtigen Zusammenhang
Nachrichten und Antworten bleiben beim zugehörigen Vorgang.
Einladungen & Aufträge für Unternehmen
Bearbeiten Sie Einladungen und Aufträge mit klarem Überblick. Klären Sie Rückfragen, erstellen Sie Angebote und Rechnungen und ordnen Sie Unterlagen dem zugehörigen e-Vorgang zu.
Nachrichten und Antworten bleiben beim zugehörigen Vorgang.
Erstellen Sie Ihre Dokumente aus dem passenden e-Vorgang heraus.
Binden Sie benötigte Anhänge dort ein, wo Sie den Auftrag bearbeiten.
Einladung prüfen
Eine Einladung macht Ihr Unternehmen zum Beteiligten eines e-Vorgangs. Sie ist noch kein erteilter Auftrag. Im vorgesehenen Ablauf prüfen Sie die bereitgestellten Angaben und Unterlagen, sehen den zugehörigen Vorgang und entscheiden selbst, ob und wie Sie reagieren.
Beispiel: Ihr Betrieb wird zu einer Wartungsanfrage eingeladen. Sie öffnen die Einladung, ordnen den Umfang ein und stellen eine Rückfrage, wenn eine Angabe fehlt. Erst auf dieser Grundlage bereiten Sie Ihr Angebot vor. Weder die Einladung noch die Angebotsabgabe bedeutet automatisch eine Beauftragung.
So entsteht ein nachvollziehbarer Ausgangspunkt für die weitere Bearbeitung: Was gehört zu dieser Anfrage, was ist noch offen und welcher Schritt passt als Nächstes? Welche Informationen und Aktionen sichtbar sind, richtet sich nach Einladung, Unternehmenskontext und den vorgesehenen Berechtigungen. Die Seite verspricht deshalb keine bestimmten Statusnamen oder einen immer gleichen Ablauf.
Abstimmen im Kontext
Welche Ausführung wurde besprochen? Welche Rückfrage ist noch offen? Wenn Nachrichten beim passenden Vorgang stehen, müssen Sie den Zusammenhang nicht jedes Mal aus einzelnen E-Mails zusammensuchen.
Im vorhandenen Ablauf werden Nachrichten dem Vorgang zugeordnet. Dabei werden Firmenbezug und Sichtbarkeit mitgeführt. So lässt sich zum Beispiel eine offene Frage zu Umfang, Ausführung oder Termin dort beantworten, wo die Einladung und die weitere Bearbeitung zusammenlaufen.
Normale E-Mails, Telefonate und andere Kanäle werden dadurch nicht automatisch übernommen. Auch interne Bemerkungen sind nicht mit der für Beteiligte sichtbaren Kommunikation gleichzusetzen.
Dokumente im Vorgang
Der Angebotsablauf übernimmt den bestehenden Vorgangs- und Einladungsbezug. So bleibt der Angebotsentwurf mit der Anfrage verbunden, statt als losgelöstes Dokument weiterzulaufen. Welche Angaben Sie ergänzen und ob Sie ein Angebot abgeben, entscheiden Sie selbst.
Auch die Rechnungserstellung unterstützt einen e-Vorgang- oder Einladungsbezug. Sie ist ein eigener Arbeitsschritt: Aus einer Einladung und auch aus einem angenommenen Angebot wird nicht automatisch eine fertige Rechnung. Die Zuordnung hilft dabei, Leistung, Anfrage und Dokument nicht unabhängig voneinander suchen zu müssen. Voraussetzung sind der vorhandene Kontext und die dafür vorgesehene Berechtigung im Unternehmensbereich.
Unterlagen im Zusammenhang
Eine Datei hilft vor allem dann, wenn ihr Bezug zu Einladung, Angebot oder Vorgang nachvollziehbar bleibt.
Im vorhandenen Ablauf werden Anhänge mit einer Einladung, der beteiligten Firma und dem zugehörigen Vorgang verbunden. So bleibt sichtbar, zu welchem Arbeitsstand eine Unterlage gehört.
Nachrichten können im Vorgang mit den vorgesehenen Anhängen ergänzt werden. Damit lässt sich eine Erläuterung oder ein unterstütztes Dokument direkt an eine konkrete Abstimmung knüpfen.
Unterlagen werden nicht als Angebot oder Rechnung verkauft. Sie ergänzen die Bearbeitung und erleichtern es, vorhandene Informationen im jeweiligen Vorgang einzuordnen.
Die verfügbaren Dateitypen, Sichtbarkeiten und Zugriffe richten sich nach dem jeweiligen Ablauf. Unbegrenzter Speicher, automatische Versionierung oder Zugriff für jede Person werden nicht zugesagt.
Vom ersten Überblick bis zur Abrechnung
Sehen Sie den zugehörigen Vorgang und die verfügbaren Unterlagen an. Eine Einladung bleibt eine Einladung – die Entscheidung über den nächsten Schritt liegt bei Ihnen.
Nutzen Sie den vorgesehenen Nachrichtenbereich und erstellen Sie den Angebotsentwurf im passenden Kontext.
Nach einer tatsächlichen Beauftragung führen Sie Absprachen und benötigte Unterlagen weiterhin beim zugehörigen Vorgang.
Nutzen Sie die vorhandene Rechnungserstellung mit e-Vorgang- oder Einladungsbezug, wenn die Voraussetzungen des Ablaufs erfüllt sind.
Kurz beantwortet
Nein. Sie eröffnet Ihrem Unternehmen einen vorgesehenen Bearbeitungsweg; eine Beauftragung folgt daraus nicht automatisch.
Im vorhandenen Nachrichtenbereich des zugehörigen Vorgangs, soweit Ihr Unternehmenskontext dafür vorgesehen ist.
Beide Abläufe unterstützen einen Vorgangs- beziehungsweise Einladungsbezug. Es sind getrennte Funktionen und setzen den vorgesehenen Kontext sowie Berechtigungen voraus.
Es stehen die im jeweiligen Ablauf unterstützten Anhänge zur Verfügung. Welche Dateiarten und Sichtbarkeiten gelten, hängt von Vorgang, Einladung und Beteiligung ab.
Nächster Schritt
Halten Sie Einladungen, Rückfragen, Dokumente und die nächsten Arbeitsschritte im passenden Zusammenhang. So bleibt Ihr Arbeitsstand nachvollziehbar, ohne Entscheidungen oder Beauftragungen zu automatisieren.
Das schafft Raum für die eigentliche Arbeit: Anforderungen einordnen, eine passende Antwort vorbereiten und Unterlagen dort wiederfinden, wo sie für den nächsten Schritt benötigt werden. Welche Entscheidung daraus folgt, bleibt bei den beteiligten Unternehmen.